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Das Mehrwertpotential aktueller Finanzbuchhaltung
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Interview mit Winhard Uteschil

Das Mehrwertpotenzial aktueller Finanzbuchhaltung
Ergänzende Dienstleistungen zur Buchführung für KMUs und Freiberufler

Finanzkrise und konjuktureller Abschwung bereiten auch gut geführten Klein- und Mittelunternehmen mit einer gesunden Eigenkapitaldecke sowie Freiberuflern zunehmend Schwierigkeiten. Umsatzeinbrüche, verlängerte Zahlungszeiträume der Debitoren und  zurückhaltende Kreditvergabe der Banken bedrohen die Liquidität. Winhard M. Uteschil, Steuerberater und vereidigter Buchprüfer, erläutert, welche Mehrwerte sich aus einer aktuellen Finanzbuchhaltung erzielen lassen.

Herr Uteschil, Sie plädieren für eine möglichst aktuelle Buchhaltung. Bedeutet das nicht einen erheblichen Mehraufwand für den Unternehmer?
Winhard M. Uteschil: Viele Unternehmer sehen die Buchhaltung als notwendiges Übel neben ihrem Tagesgeschäft. Tagesaktuelle Zahlen bieten jedoch eine Fülle an Möglichkeiten, um Mehrwert aus der Buchhaltung zu generieren. Sie dient als Informationsquelle sowie als Controllinginstrument und bildet die Basis für Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie reaktionsschnelle Liquiditätsplanung. Unser Vorgehensmodell für eine aktuelle Buchhaltung fordert vom Unternehmer keinen zusätzlichen Aufwand, es entlastet ihn.

Wie werden diese tagesaktuellen Zahlen in der Praxis ermittelt und ausgewertet?
Winhard M. Uteschil: Ich rate in jedem Fall zu kurzen, höchstens wöchentlichen Buchungsintervallen. Dabei nutzen wir alle Möglichkeiten der modernen IT, um das Mehrfachsortieren und den physischen Transport von Belegen zu vermeiden. Unsere Mandanten scannen ihre Belege und übermitteln sie an das DATEV-Rechenzentrum. Auf diese Weise können wir die Belege zeitnah verbuchen. Selbstverständlich kann der Mandant jederzeit online seine Auswertungen sowie offene Kunden- und Lieferantenrechnungen und bereits eingegangene Zahlungen einsehen.

Die aktuelle Buchhaltung ist nach Ihrem Verständnis die Voraussetzung zu einem Office-Management, die Ihrem Kunden Mehrwerte bringt.
Winhard M. Uteschil: Ein einfaches Beispiel verdeutlicht die Vorteile eines aktiven Office-Managements. Was passiert, wenn sich die durchschnittliche Debitorenlaufzeit von 30 auf 45 Tage verlängert? Die Kunden zahlen nicht nur später, sondern erhalten 15 Tage länger Kredit, der unter Umständen durch den Kontokorrent refinanziert werden muss. Und das drückt die Marge und gefährdet die Liquidität. Office-Management kann also beim Kunden- und Lieferantenmanagement, aber auch bei der Liquididitätsplanung, inklusive Factoring unterstützen. Die einzelnen Dienstleistungen bauen modular aufeinander auf, so dass jeder Mandant sein individuelles Paket schnüren kann.

Welche Dienstleistungen umfasst das Kunden- und Lieferantenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler im einzelnen?
Winhard M. Uteschil: Auswertetools sind die Offene-Posten-Liste, die ABC-Analyse zur Einschätzung der Debitorenqualität sowie die Liste der fälligen Zahlungen. Die zu erwartenden Kundenzahlungen werden ausgewiesen, der Unternehmer erhält Transparenz über mögliche Forderungsausfälle und kann seine Liquidität besser planen. Ergänzend dazu kann eine Mahnvorschlags-liste erstellt werden. Nach Durchsicht und Genehmigung der Liste erhält der Mandant eine Datei, über die er die Mahnungen direkt auf seinem Briefpapier ausdrucken kann. Als weiteren Dienstleistungsbaustein bietet das Office-Management darüber hinaus das Management der Zahlungen an Lieferanten. Dies reicht von einer Zahlungsvorschlagsliste über das Einziehen von Lastschriften und der Überwachung der Skonto- und Nettofälligkeiten bis hin zur Bereitstellung der fälligen Rechnungen sowie der Lohn- und Gehaltszahlungen. Der Mandant muss diese nur noch zur Zahlung freigeben.

Was genau kann man sich unter Liquiditätsplanung vorstellen?
Winhard M. Uteschil: Wir ermitteln den kurzfristigen Liquiditätsbedarf und überwachen bzw. optimieren Fälligkeiten, Zahlungskonditionen und vor allem den Geldfluss auf dem Bankkonto. Die Kreditkosten gehen spürbar nach unten und nicht benötigte Geldmittel können kurzfristig gewinnbringend angelegt werden. Das sind übrigens wichtige Argumente beim Rating und beim Vertrauensverhältnis zur  Bank.

Herr Uteschil, ist Controlling nur etwas für große Unternehmen?
Winhard M. Uteschil: Nein, natürlich nicht. Eine funktionierende Kostenrechnung ist die Voraussetzung, um den Erfolg eines Produktes, einer Dienstleistung oder einer Niederlassung zu beurteilen. Ein Controllingreport mit wichtigen unternehmensspezifischen Kennzahlen wie beispielsweise der Produktivität oder eine Analyse von TOP-Kunden und TOP-Lieferanten helfen dem Unternehmer, sein Unternehmen zu steuern, frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und ist darüber hinaus die Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Bank.

Liquiditätsengpässe sind häufig der Grund für eine Insolvenz. Was kann Factoring leisten?
Winhard M. Uteschil: Factoring stellt kurzfristig liqide Mittel bereit, verbessert die Bilanzstruktur und erhöht die Eigenkapitalquote. Man versteht darunter die Bevorschussung der Kundenforderungen durch einen Factor. Der Forderungskaufpreis wird dem Konto abzüglich eines Sicherheitseinbehaltes, der bei Zahlung durch den Kunden rückvergütet wird, sofort gutgeschrieben. Je nach Umsatzgröße, Arbeitsaufwand und geschätztem Risiko fällt dabei nur eine Gebühr zwischen 0,8 und 2,5 % des Rechnungsbetrages an. Und was viele Unternehmer nicht in Betracht ziehen: Die Zinsen für die Bevorschussung liegen meistens erheblich unter dem Kontokorrentzinssatz. Diese Form der Geldbeschaffung ist sicher nicht für jedes Unternehmen geeignet, aber doch für eine größere Zahl als gemeinhin angenommen. Wir beraten unsere Mandanten eingehend und vermitteln ihnen ausschließlich vertrauenswürdige Factoringpartner.

Weitere Informationen unter www.uteschil.de