Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

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Wenn Sie den betrieblichen/beruflichen Anteil der KFZ-Kosten mit der Fahrtenbuch-Methode ermitteln, gehen Sie bitte bei der Führung Ihres Fahrtenbuches davon aus, dass die Finanzverwaltung die sehr hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch tatsächlich anwendet. Hierbei ist es unerheblich, ob Sie das Fahrtenbuch als Angestellter oder als Unternehmer führen.

Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre ermöglichen und darstellen. Es muss laufend geführt werden und muss die Fahrten einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

a. Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form (gebundene/geheftete Buchform) geführt werden.
Excel-Tabellen etc. genügen dieser Anforderung nicht! Fahrtenbücher können in jedem gut sortiertem Schreibwarenladen erworben werden.

b. Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen (!) betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt.

c. Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

d. Die Ortsangabe (Reiseziel), aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt. Das ist regelmäßig die genaue Adresse des Geschäftspartners; Siemens Erlangen genügt nicht, da es in Erlangen mehrere Siemensstandorte gibt.

e. Der Reisezweck ist ebenfalls anzugeben; die einfache Angabe „Besprechung“ ist nicht ausreichend.

f. Bei gemischten Fahrten mit dienstlichen und privaten Elementen muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet werden.

g. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen.

So sind z. B. folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen möglich:

a. Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen

Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht werden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschieden Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

b. Taxifahrer, Fahrlehrer

Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartnern ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtzeit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben, mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o. Ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf eine genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.

Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. Ä. anzugeben.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Alle Angaben müssen sich dem Original-Fahrtenbuch entnehmen lassen, sodass grundsätzlich kein Verweis auf ergänzende Unterlagen oder Aufzeichnungen möglich ist.

Ausschließlich für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Reiseweg und –zweck. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb/Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Diese Regelung wird von der Finanzverwaltung und den Finanzgerichten sehr kleinlich ausgelegt. Denn selbst wenn nur die übrigen Eingaben hinsichtlich Art, Ziel, Zweck der Fahr nachträglich noch frei änderbar aber alle anderen Angaben unveränderbar sind, wird das elektronische Fahrtenbuch nicht anerkannt (FG Münster vom 18.12.2008 12 K 1073/07). Vorsorge ist vor allem bei fest in das Fahrzeug installierten Fahrtenbüchern hinsichtlich eines allfälligen Datenverlustes zu treffen.  

Hüten Sie sich bitte, allfällige Erleichterungen für sich in Anspruch zu nehmen, ohne dass Sie der entsprechenden Berufsgruppe angehören oder oben stehende Informationen zu interpretieren. Wenn Sie als Handelsvertreter mit Sitz in Nürnberg an einem Tag Kunden in Bamberg, Bayreuth und Coburg besuchen und abends nach Nürnberg zurückkehren, so sind diese vier Fahrten getrennt im Fahrtenbuch einzutragen. Auch wenn Sie innerhalb von Nürnberg mehrere Kunden, Geschäftspartner oder Ladengeschäfte anfahren, sind diese Fahrten jede für sich gesondert aufzuzeichnen. Es genügt nicht, „Kundenbesuche“, Reiseziel „Nürnberg“ und den Namen des letzten besuchten Geschäftspartners in das Fahrtenbuch einzutragen.

Auch Angehörige von Berufen mit Schweigepflicht (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte) müssen Name und Anschrift des „Kunden“ im Fahrtenbuch angeben. Die Erleichterung mit Hilfe des Patienten- resp. Mandantenverzeichnisses dürfte akzeptabel sein; diese Verzeichnisse sind dem Fahrtenbuch beizufügen. Eine (höchst-)richterliche Entscheidung steht diesbezüglich aber noch aus.

Einige typische Fehler, die immer wieder zu Beanstandungen führen:
Fahrten zur Tankstelle stimmen nicht mit den Tankquittungen überein; die Fahrt zur Autopflege fehlt. Parkquittungen wurden verbucht, aber es gibt an diesem Tag keine Eintragung ins Fahrtenbuch, die Kilometerangaben auf Werkstattrechnungen stimmen nicht mit den Eintragungen im Fahrtenbuch überein. Wenn Sie Kinder haben oder Ihren Urlaub zu Hause verbringen, entspricht es der Lebenserfahrung, dass Privatfahrten vorliegen müssen. Denken Sie an Ihre Hobbys! Golfplätze befinden sich meist auf dem Land oder Sie haben einen Fahrradträger, eine Anhängerkupplung etc. an Ihr Fahrzeug montiert, dann muss es Privatfahrten geben. Beachten Sie den Durchschnittsverbrauch Ihres Fahrzeuges. Erstellen Sie Ihre übrigen Aufzeichnungen resp. Notizen ebenso sauber wie das Fahrtenbuch? Haben Sie wirklich ein Jahr oder noch länger denselben Stift zur Hand? Und schreibt er sommers wie winters wirklich immer mit gleichbleibender Qualität?

Maßgeblich ist also: Erscheint das Fahrtenbuch insgesamt als im Nachhinein erstellt oder „stimmt“ der Gesamteindruck?

Zwischen den beiden Grenzen - kleine noch tolerierbare Fehler oder erhebliche Mängel - müssen die Gerichte immer wieder entscheiden, meist zugunsten des Fiskus. Dabei geht es nocht nicht einmal um schlampige und lückenhafte Fahrtenbuchführung, sondern um kleinere formale Mängel. Die führen meist schon dazu, dass die Beweiskraft des Fahrtenbuches in Bezug auf die Authentizität in erheblichem Maße in Zweifel gezogen wird und das Fahrtenbuch deshalb der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden kann.

Beispiele aus der aktuellen Rechtsprechung:

• Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch lieg nicht vor, wenn etliche Einzeleintragungen in einer gewissen Regelmäßigkeit und Ähnlichkeit Fehler und Widersprüche zu den übrigen Belegen aufweisen. Das gilt etwa bei regionalen Abweichungen der für bestimmte Tage angegebenen Zielorte von den Regionen, von denen die zeitgleich ausgestellten Tankquittungen stammen. (FG München, Urteil vom 14.5.2009, 15 K 2945/07)
• Sind im Fahrtenbuch für rund 13 Monate keinerlei Privatfahrten vermerkt worden, bestehen erhebliche Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit. Denn es ist nicht glaubhaft, dass innerhalb eines Zeitraums von mehr als einem Jahr keinerlei Privatfahrten getätigt worden sind. (FG München, Beschluss vom 19.02.2009, 7 V 3717/08)
• Ist ein Fahrzeug aufgrund seiner Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich nur zur Beförderung von Gütern bestimmt, wird es idR nicht auch für private Zwecke eingesetzt. Insoweit wird kein Fahrtenbuch benötigt. (BFH-Urteil vom 18.12.2008, VI R 34/07)
  

Mein Tipp zum Schluss: Führen Sie das Fahrtenbuch ganz konsequent an jedem Abend eines Tages. Dies ist in der Summe wesentlich zeitsparender und bei Weitem nicht so fehleranfällig.

Wenn Sie nun alle oben stehenden Hinweise beachten und die gefahrenen Kilometer richtig errechnen, bin ich mir sicher, dass IHR Fahrtenbuch nicht angreifbar ist.